Digitalno delovno okolje

Digitalno delovno okolje je celovit sistem orodij in rešitev, ki zaposlenim omogoča učinkovitejše delo, boljšo komunikacijo in sodelovanje. V našem primeru ga sestavljajo orodja Microsoft 365, kot so Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI, Power Apps in Power Automate, ki jih povežemo preko centralnega mesta. Prednosti vključujejo hitrejše iskanje informacij, lažji dostop do dokumentov, boljši pregled nad projekti, učinkovitejše sodelovanje med zaposlenimi in možnost dela od kjerkoli. Rezultat je višja storilnost zaposlenih, učinkovitejši procesi in posledično boljše poslovanje podjetja.

Digitalno delovno okolje omogoča zaposlenim skupno delo na dokumentih v realnem času, ne glede na njihovo lokacijo. Z orodji kot je Microsoft Teams lahko vzpostavite virtualne prostore za sodelovanje med oddelki, projekti ali timi, kjer poteka komunikacija, deljenje dokumentov in sledenje opravilom na enem mestu. SharePoint omogoča centralizirano shranjevanje in upravljanje dokumentov s kontrolo dostopa. Naši strokovnjaki vam lahko svetujejo, kako zgraditi okolje, ki bo prilagojeno specifičnim potrebam vašega podjetja in bo izboljšalo sodelovanje tako znotraj kot tudi zunaj organizacije s partnerji ali strankami.

Za vzpostavitev digitalnega delovnega okolja na osnovi Microsoft 365 ne potrebujete posebne infrastrukture, saj gre za storitve v oblaku. Potrebujete le ustrezne licence Microsoft 365, zanesljivo internetno povezavo in združljive naprave (računalnike, tablice, pametne telefone). Naša ekipa vam lahko pomaga izbrati najprimernejši paket licenc glede na vaše potrebe, vzpostaviti ustrezno konfiguracijo in optimizirati nastavitve za vaše podjetje. Po potrebi vam lahko pomagamo tudi pri nadgradnji obstoječe infrastrukture ali pri prehodu iz lokalnih sistemov v oblak.

Implementacija Microsoft Teams vključuje več korakov. Začnemo z analizo vaših potreb in obstoječih komunikacijskih in sodelovalnih procesov. Na podlagi tega pripravimo strukturo timov in kanalov, ki bo ustrezala vašemu načinu dela. Sledi tehnična vzpostavitev, vključno z nastavitvami varnosti in pravic dostopa. Pomemben del je tudi izobraževanje uporabnikov, kjer zaposlene naučimo učinkovite uporabe Teams-a. Nato sledi spremljanje uporabe in optimizacija na podlagi povratnih informacij. Naši strokovnjaki vas vodijo skozi celoten proces in poskrbijo, da bo Teams res izboljšal sodelovanje med vašimi zaposlenimi ali skupinami – znotraj ali zunaj organizacije.

Intranet portal na platformi SharePoint predstavlja vstopno točko organizacije, ki zaposlenim omogoča hiter dostop do ključnih informacij in dokumentov. Prednosti vključujejo centralizirano shranjevanje in upravljanje dokumentov (ponudbe, predloge, katalogi), izboljšano interno komunikacijo, skupne koledarje, pregled nad novicami v podjetju in dostop do pomembnih podatkov za delo. Portal lahko prilagodimo strukturi in potrebam vašega podjetja, vključno z vizualno podobo. Z ustreznimi pravicami dostopa zagotovimo, da imajo zaposleni vedno dostop do informacij, ki jih potrebujejo za učinkovito delo, kar zmanjšuje čas, porabljen za iskanje podatkov in vključevanje drugih oseb v ta proces.

Na podlagi izkušenj iz različnih podjetij smo razvili nabor namenskih rešitev na platformi SharePoint, ki lahko hitro digitalizirajo del vaših poslovnih procesov. Med njimi so: Vstopna točka podjetja (intranet), Enotna baza strank, CRM za vodenje prodajnih priložnosti, Projektno vodenje, Vodenje sestankov, Upravljanje s ponudbami, Potni nalogi, Upravljanje ukrepov za ISO standard, HelpDesk za vodenje servisnih zahtevkov in Poštna knjiga za upravljanje prejete in izdane pošte. Vse rešitve so zasnovane tako, da jih je mogoče hitro vzpostaviti, kar omogoča takojšnje rezultate v obliki zmanjšanja administrativnega dela, pohitritve delovnih procesov in večje kreativnosti zaposlenih.

Migracija obstoječih dokumentov v SharePoint je proces, ki ga skrbno načrtujemo. Začnemo z analizo vaše obstoječe strukture dokumentov in določitvijo optimalne strukture v SharePoint okolju. Pripravimo načrt migracije, ki vključuje mapiranje dokumentov, določitev metapodatkov in nastavitev pravic dostopa. Sledi testna migracija manjšega nabora dokumentov za preverjanje ustreznosti strukture in povezav. Po uspešnem testiranju izvedemo celotno migracijo, vključno s preverjanjem celovitosti in dostopnosti dokumentov. V celotnem procesu poskrbimo za minimalne motnje pri vašem delu in zagotovimo, da so vsi pomembni dokumenti ustrezno preneseni in organizirani v novem okolju.

Za avtomatizacijo poslovnih procesov uporabljamo Microsoft Power Platform, predvsem Power Automate (prej Flow), ki omogoča avtomatizacijo ponavljajočih se opravil in delovnih tokov. Procese, kot so odobritve dokumentov, obveščanje, prenos podatkov med sistemi ali obdelava obrazcev, lahko avtomatiziramo brez ali z minimalnim kodiranjem. S Power Apps lahko razvijemo tudi namenske aplikacije za mobilne naprave ali spletne aplikacije, ki podpirajo specifične procese vašega podjetja. Prednost tega pristopa je hitrost implementacije in tesna integracija z ostalimi Microsoft 365 storitvami. Naša ekipa vam pomaga identificirati procese, primerne za avtomatizacijo, in implementirati rešitve, ki povečajo učinkovitost ter zmanjšajo administrativno delo.

Naša storitev se začne s temeljito analizo vaših poslovnih procesov in orodij, ki jih trenutno uporabljate. Strokovnjak za poslovne procese in učinkovitost poslovanja izvede delavnice in intervjuje z zaposlenimi, da spozna vaš način dela in identificira priložnosti za izboljšave. Na podlagi pridobljenih informacij pripravi predlog ukrepov za boljše in lažje delo z Microsoft orodji. Ti ukrepi lahko vključujejo reorganizacijo procesov, optimizacijo nastavitev orodij, dodatna izobraževanja ali implementacijo novih funkcionalnosti. Cilj je boljša izraba Microsoftove tehnologije, ki zaposlenim omogoča večjo storilnost in posledično boljše poslovanje podjetja.

Naša izobraževanja za digitalno delovno okolje so prilagojena vašim specifičnim potrebam in trenutni ravni znanja zaposlenih. Vključujejo praktične delavnice za uporabo Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive in drugih orodij Microsoft 365. Pokrivamo osnovne funkcionalnosti, napredne možnosti in najboljše prakse za učinkovito vsakodnevno delo. Poseben poudarek dajemo scenarijem uporabe, ki so relevantni za vaše poslovanje. Izobraževanja lahko izvedemo za manjše skupine, pripravimo spletne tečaje ali individualno mentorstvo za ključne uporabnike. Za nas je projekt zaključen šele takrat, ko imajo uporabniki vso potrebno znanje za uspešno in samostojno delo s sistemi.

S sklenjenim pogodbenim vzdrževanjem zagotavljamo strokovno podporo za vaše digitalno delovno okolje. Storitve prilagodimo vašim potrebam in vključujejo reševanje tehničnih težav, pomoč uporabnikom, optimizacijo nastavitev, implementacijo novih funkcionalnosti in redno vzdrževanje sistema. Naši strokovnjaki so vam na voljo na dogovorjen način - preko telefona, e-pošte ali namenskega portala za podporo. Vsakemu pogodbenemu partnerju določimo skrbnika, ki z uporabniki gradi dolgoročen partnerski odnos in pomaga razvijati njihove kompetence. Skrbnik ima pregled nad vašim sistemom in lahko proaktivno predlaga izboljšave za še učinkovitejšo uporabo digitalnega delovnega okolja.