Gradivo

Ko zamenjava ERP sistema postane temelj rasti

Implementacija ERP PANTHEON v skupini podjetij za proizvodnjo oken

Vsako okno je unikat. Drugačne dimenzije, druga barva profila, druga vrsta stekla, druge kljuke. Ko takšna podjetja zrastejo čez določen obseg, postane usklajevanje brez enotnega sistema vse težje in vse dražje. Prav to je bil izziv, s katerim se je soočila skupina podjetij, ki pokriva celoten krog od proizvodnje do montaže in servisa oken, vrat ter zimskih vrtov.

Mozaik sistemov, ki ni več deloval

Podjetje je skozi leta zgradilo IT infrastrukturo iz različnih, med seboj nepovezanih rešitev: specializiran program za PVC okna, ločen sistem za lesena okna in večje projekte, lastno razvite aplikacije za specifične potrebe. Ko je ključni programer zapustil podjetje, so možnosti za nadgradnjo zamrle. Obstoječi ERP je bil zastarel in brez perspektive, CRM sistem je vseboval le del podatkov, preostanek pa je bil razpršen po drugih rešitvah.

Posledice so bile oprijemljive: zaloge niso bile pravilne, sledljivost materiala je bila pomanjkljiva, pri montaži je prihajalo do napak, ker nihče ni vedel, katero okno pripada kateri stranki. Kooperacijski procesi, denimo barvanje profilov pri zunanjem dobavitelju, so zahtevali ročno dokumentacijo. Izračun dejanske lastne cene za posamezno naročilo je bil praktično nemogoč.

Začetna ideja je bila zgolj nadgraditi obstoječe sisteme z boljšo analitiko. Med popisom stanja je postalo jasno, da bi to prineslo več zapletov kot koristi. Odločitev je bila pogumna, a logična: popolna zamenjava ERP sistema.

Implementacija: po korakih, brez zastojev v proizvodnji

Projekt je bil zasnovan fazno in je potekal v šestih podjetjih znotraj skupine, vsako z lastnimi procesi in potrebami. V postopku izbire je odločitev padla na PANTHEON in Skupino stroka.si kot implementatorja. Ključni razlogi za izbiro so bili:

• nadgradljivost platforme in odprtost za integracije z zunanjimi sistemi,
• dobre reference in dokazane izkušnje v proizvodnih okoljih Skupine stroka.si,
• podpora za skladiščno poslovanje z možnostjo integracije čitalcev črtnih kod.

Projekt je bil organiziran z rednimi tedenskimi sestanki projektne ekipe, v kateri so sodelovali predstavniki vseh ključnih oddelkov: nabave, prodaje, proizvodnje, skladišča, računovodstva in IT. Delavnice za zaposlene so potekale tako na daljavo kot na terenu. Prilagoditveno obdobje je trajalo približno šest mesecev, po katerem je večina zaposlenih sistem sprejela kot naravni del svojega dela.

Sistem zdaj pokriva celoten poslovni krog: od ponudbe, ki jo prodajalec pripravi v salonu ali na terenu, prek naročila in proizvodnega delovnega naloga, do komisioniranja materiala v skladišču, kooperacijskih procesov, montaže na objektu ter garancijskega servisa. Računovodski del je prav tako v celoti integriran, od knjiženja računov in davčnega potrjevanja do priprave poročil za revizijo.

Posebno pozornost so zahtevale prilagoditve, ki so specifične za panogo podjetja. Avtomatsko generiranje šifer artiklov rešuje problem potencialno neskončnega števila variant: sistem sam določi šifro glede na razpon dimenzij, kar je odpravilo enega največjih administrativnih ozkih grl. Kalkulacijski modul na osnovi planskih kosovnic izračuna potrebne materiale, upošteva kalo pri rezanju profilov in določi čas proizvodnje. Iz tega nastane ponudba za stranko z jasno strukturo cen. Vsako okno dobi svojo nalepko s črtno kodo, ki vsebuje vse podatke o naročilu, stranki in specifikaciji. Zdaj montažer na terenu točno ve, kaj drži v rokah.

Kooperacijski procesi so bili posebej zahtevni za avtomatizacijo. Ko stranka naroči okno v nestandardni barvi, je profil potrebno poslati v barvanje k zunanjemu dobavitelju. Sistem zdaj kreira naročilo za kooperanta, evidentira izdajo materiala, po vrnitvi pa prevzem nazaj v proizvodnjo. Obračun stroškov je avtomatsko vezan na prejete račune. Kar je bilo prej odvisno od papirnih zapiskov in dobrih živcev, je danes standardiziran proces.

Več o uspešnih korakih implementacije ERP programa >

Integracije: PANTHEON kot osrednje vozlišče

Ena ključnih odločitev projekta, ki jo je zagovarjala tudi ekipa Skupine stroka.si, je bila, da PANTHEON ne deluje kot zaprt sistem, temveč kot osrednja platforma, ki povezuje vse obstoječe in nove rešitve. Vzpostavljenih je bilo več integracij z zunanjimi aplikacijami:

• CRM sistem (Intrix) ostaja točka stika s stranko. Ko se ponudba potrdi, se avtomatsko prenese v PANTHEON kot naročilo kupca in ohranja živo povezavo z izhodiščnim zapisom.
• Specializiran program za tehnično pripravo PVC oken (Klaes) omogoča natančen izris po meri in optimizacijo razreza profilov; dvosmerna integracija poskrbi za prenos delovnih nalogov in povratne informacije o statusu.
• Za večje projekte, kot so aluminijaste fasade in okna za poslovne objekte, je vzpostavljena ločena integracija s sistemom, ki obvladuje kompleksnejše projektne structure (Orgdata).
• WMS sistem za skladiščno poslovanje s čitalci črtnih kod (iWare) upravlja z lokacijami, komisioniranjem in fizičnim gibanjem materiala. PANTHEON mu pošilja naloge, WMS pa nazaj potrjuje izvršene operacije in sproti posodablja zaloge.
• Sistem za evidenco delovnega časa (Eprod) delavcem omogoča, da z enostavnim skeniranjem evidentirajo začetek in konec dela na posameznem delovnem nalogu. Podatki se prenašajo v PANTHEON za izračun stroškov.
• Dokumentni sistem skrbi za hrambo vse spremljajoče dokumentacije, mobilna aplikacija za prodajne salone in terenske prodajalce pa zaokroži sliko z avtomatskim prenosom prodajnih dokumentov.

Rezultati: od ugibanja do zanesljivih podatkov

Spremembe so se poznale na več ravneh hkrati. V skladišču je uvedba WMS in sistema črtnih kod prinesla red, ki ga prej ni bilo. Vsak prevzem in vsaka izdaja sta evidentirana z lokacijo, časom ter odgovorno osebo. Zaloge so zdaj pravilne, inventure so postale obvladljive, manjko in izguba materiala so se zmanjšali. Ko so okna v skladišču, nalepka na vsakem pove vse: za katero stranko gre, kaj je v kosovnici, kam mora iti.

Napake pri montaži so se zmanjšale, ker so montažerji vedno opremljeni s pravimi informacijami. Reklamacijski proces je postal sledljiv: vsaka prijava ima dodeljeno odgovorno osebo in jasno določen nosilec stroška, kar omogoča analizo vzrokov in ukrepanje tam, kjer je dejansko potrebno.

Na finančni ravni je ključna pridobitev avtomatski izračun lastne cene za vsako okno posebej. Sistem upošteva stroške materiala, dela, kooperacij in del režijskih stroškov. Vodstvo tako prvič dobiva jasen vpogled v dobičkonosnost posameznih naročil in informirano osnovo za odločanje o cenah ter prioritetah. Finančna poročila so dostopna na klik, evidenca avansov in plačil je neposredno vezana na naročila, avtomatsko knjiženje plačil preko spletne banke pa je odpravilo precejšen del ročnega dela v računovodstvu.

Materialno planiranje je postalo proaktivno: sistem pregleda vse odprte delovne naloge, preveri razpoložljive zaloge, upošteva že oddana naročila in predlaga, kaj je potrebno naročiti. Kar je prej zahtevalo ure ročnega pregledovanja, se zdaj zgodi v nekaj minutah. Povezava s Power BI je odprla pot do naprednejše analitike: kateri artikli se prodajajo, kje nastajajo ozka grla, kateri dobavitelji so zanesljivi. Podatki, ki so bili prej nedosegljivi ali pa so živeli le v glavi izkušenih zaposlenih, so postali del sistematičnega, vsakodnevnega odločanja.

Partnerstvo, ki se nadaljuje

Projekt ni bil enostaven. Zahteval je sodelovanje vseh oddelkov, pripravljenost na spremembe in potrpežljivost ob uvajanju. A rezultat je jasen: podjetje ima zdaj enotno platformo, ki povezuje vse procese in jim daje zanesljivo osnovo za nadaljnji razvoj.

Sodelovanje s Skupino stroka.si se nadaljuje z rednimi tedenskimi sestanki, pripravljajo se nadaljnje dodelave: API za avtomatsko povezavo z zunanjimi sistemi, nadgradnja integracije z dokumentnim sistemom in naprednejša analitika. Digitalna transformacija ni projekt z zaključnim datumom. Je proces.