5 korakov uspešne implementacije ERP PANTHEON
PANTHEON je poslovni sistem, ki podjetjem omogoča avtomatizacijo poslovnih procesov in izboljšanje učinkovitosti poslovanja. Implementacija programa PANTHEON je kompleksen proces, ki zahteva skrbno načrtovanje in izvedbo.
1. Posnetek stanja
Skoraj 26 % implementacij ERP sistema je neuspešnih zaradi pomanjkanja podrobnega projektnega načrta. Ta podatek družbe Panorama Consulting Group poudarja, kako pomembno je imeti dobro opredeljen načrt za postopek uvajanja ERP sistema. Zato se v Skupini stroka.si v prvem koraku implementacije programa PANTHEON posvetimo posnetku stanja.
Posnetek stanja je pomemben, ker:
- omogoča ekipi za implementacijo, da razume, kako podjetje trenutno deluje.
- Pomaga ekipi, da identificira potrebe podjetja in cilje implementacije.
- Pomaga strokovnjakom, da načrtujejo izvedbo projekta.
Izkušena ekipa za implementacijo programa PANTHEON se pred začetkom projekta posveti temeljnemu razumevanju strukture podjetja. Posnetek stanja omogoča vpogled v delovanje posameznih procesov, zajem podatkov in njihovo obdelavo. Šele nato se začne izvedba projekta, ki vključuje implementacijo, razvoj programskih dodelav, testiranje rešitev, izobraževanje uporabnikov in prehod rešitve v produkcijo.
Za uspešen posnetek stanja je pomembno, da:
- je izveden v sodelovanju z vodstvom podjetja in ključnimi uporabniki,
- je temeljit in zajema vse relevantne informacije,
- je dokumentiran, da lahko ekipa za implementacijo do informacij dostopa tudi kasneje.
Posnetek stanja se deli na 3 faze:
1. faza - vzpostavitev projekta
V projektu je najprej vzpostavljena projektna organizacija naročnika in izvajalca, opredeljen način dela ter pripravljena projektna infrastruktura. Sočasno je izveden pregled in končna potrditev zahtev.
2. faza - vodenje projekta
Vsebuje aktivnosti:
3. faza - enostavni posnetek
Izvedba pregleda:
-
enostavni posnetek stanja poteka na podlagi delavnic, kjer je Skupina stroka.si zastopana s poslovnimi analitiki, programerji in sistemskimi inženirji.
-
Delavnica poteka online ali na lokaciji in predstavlja konstruktivni sestanek s primernimi sogovorniki, ki jih določi naročnik posnetka stanja.
-
Izvajalec za izvedbo storitev potrebuje vse potrebne dostope za izvedbo le-tega. Od naročnika se pričakuje predaja vse razpoložljive dokumentacije v povezavi z obstoječim sistemom.
Pri posnetku stanja se osredotočimo na:
- organizacijo (ključnih) uporabnikov, ki skrbijo za izvajanje poslovnega procesa in uporabnikov, ki skrbijo za izvajanje IT podpore procesom.
- Proces definiranja zahtev procesa in izpolnjevanje zahtevkov po pokritosti IT podpore.
Za delavnico udeleženci s strani naročnika predhodno pripravijo:
- seznam želja in težav (vodje oddelkov),
- seznam želja in težav (operativa),
- seznam analiz / poročil / izpisov, ki so v uporabi,
- seznam analiz / poročil / izpisov, ki bi jih želeli koristiti,
- obstoječo dokumentacijo, vezano na prikaz stanja (interni procesi, poteki dela ...).
Pri določanju ciljev implementacije se upoštevajo naslednji dejavniki:
- izboljšanje učinkovitosti poslovanja,
- znižanje stroškov,
- povečanje zadovoljstva strank.
Posnetek stanja je torej seznanitev z naročnikovim obstoječim stanjem. Rezultat je dokument z osnovnim popisom, kaj stranka trenutno uporablja vezano na poslovni sistem ali procese. Sledi predlog za nadaljnje sodelovanje na področju izvedbe implementacije in podpore na programski opremi Pantheon (priprava predloga vzdrževanja).
2. Namestitev in konfiguracija sistema
Drugi korak pri implementaciji programa PANTHEON je namestitev in konfiguracija sistema. V tem koraku se namesti programska oprema in nastavijo osnovne nastavitve sistema.
Pri namestitvi programske opreme PANTHEON se upošteva:
- operativni sistem, ki ga podjetje uporablja,
- zmogljivost strojne opreme.
Pri nastavitvi osnovnih nastavitev sistema se uredijo:
- sistemske nastavitve na administratorski konzoli (e-mail, nastavitve backup poti),
- splošne nastavitve na administratorski konzoli,
- dodajanje uporabnikov in nastavitve začetnih avtorizacij,
- splošne nastavitve eDokumentacije.
V postopku konfiguracije sistema se doda tudi nastavitve:
- blagovnih in materialnih funkcij,
- finančno računovodskih funkcij,
- programskih dodelav,
- oblikovanja izpisov.
3. Prenos podatkov
Tretji korak pri implementaciji je prenos podatkov. V tem koraku se iz obstoječe informacijske infrastrukture prenesejo podatki, ki so potrebni za delovanje programa.
Prenos podatkov vključuje:
- prenos ali vzpostavitev šifranta kupci in dobavitelji,
- prenos ali vzpostavitev šifranta artikli (brez prenosa šifrantov pogodbenih cen in partnerjevih kod),
- prenos otvoritvenega stanja zaloge.
4. Izobraževanje uporabnikov in testiranje ob zagonu
Pomanjkanje znanja pri upravljanju sprememb je glavni dejavnik neuspešnega uvajanja ERP sistema. Po podatkih študije podjetja Gartner je skoraj 20 % neuspehov pri uvajanju ERP mogoče pripisati slabim praksam upravljanja sprememb. Slednje poudarja pomen učinkovitega obveščanja o prednostih novega sistema, usposabljanja zaposlenih o njegovi uporabi in odpravljanja morebitnega odpora proti spremembam.
Zato je četrti in izredno pomemben korak naših strokovnjakov pri implementaciji izobraževanje uporabnikov. V tem koraku se uporabnike usposobi za uporabo programa. Izobraževanje se lahko izvaja v več fazah. V prvi fazi se uporabnike seznani z osnovami sistema, kot so orodja PA, šifrant subjektov in šifrant identov. V preostalih fazah se uporabnike usposobi, da svoj delovni proces izvajajo v PANTHEON programu. Z načrtnim pristopom k izobraževanju zaposlenih lahko podjetja zagotovijo, da bodo zaposleni učinkovito uporabljali sistem in bodo lahko izkoristili vse prednosti.
Sledi testiranje in zagon sistema. V tem koraku se preveri, ali sistem deluje pravilno. Prav tako stranka potrdi posamezne funkcionalnosti, določi še datum prehoda in izvede zagon PANTHEON-a. Pri tem koraku je izjemno pomembno, da so strokovnjaki na testiranju prisotni v primeru kakršnih koli negotovosti ali nepravilnosti ob zagonu sistema.
5. Podpora po zagonu sistema
Peti, zadnji korak pri implementaciji programa PANTHEON je podpora uporabnikom po zagonu sistema, za katero sledi le še prehod na vzdrževalno pogodbo. Časovno obdobje podpore po zagonu se dogovori glede na zahtevnost implementacije in dodelav. Vzdrževalna pogodba uporabniku omogoča hitrejši dostop do strokovnjakov in uporabo enotne platforme za podporo strankam.
Glede na tip vzdrževalne pogodbe se lahko dodeli tudi skrbnik, ki je v popolnosti seznanjen s procesi podjetja, jih redno spremlja in odpravlja morebitne napake na sistemu.
Ključni dejavniki za uspešno implementacijo poslovnega sistema
Za uspešno implementacijo programa PANTHEON je pomembno, da podjetje upošteva naslednje ključne dejavnike:
- jasno definiranje potreb podjetja,
- dobro načrtovanje projekta,
- izbira usposobljenega izvajalca,
- sodelovanje vseh deležnikov.