Študije primerov

Od oglasne deske do modernega digitalnega delovnega okolja: zgodba o preobrazbi Koroške lekarne

100 % dostopnost informacij na enem mestu za vse zaposlene

 24/7 varen dostop do delovnih virov od kjer koli

 Hitrejša interna komunikacija med 11 geografsko razpršenimi enotami

 Učinkovita medgeneracijska digitalna preobrazba v tradicionalnem okolju

Koroška lekarna je javni zavod, ki s svojimi enajstimi organizacijskimi enotami na območju treh dolin – Mežiške, Mislinjske in Dravske – že vrsto let zagotavlja celovito lekarniško oskrbo za prebivalce celotne Koroške regije. Kot nepogrešljiv del lokalne skupnosti deluje pod okriljem vseh občin Koroške, ki so tudi ustanoviteljice zavoda, kar dodatno utrjuje njeno tesno povezanost z regijo in odgovornost do njenih prebivalcev.

Zavezana ohranjanju dolgoletne tradicije in kakovosti, Koroška lekarna ponuja širok spekter storitev, ki vključujejo preskrbo z zdravili na recept in brez recepta, izdelavo magistralno pripravljenih zdravil, individualno svetovanje o pravilni in varni uporabi zdravil ter podporo pri preventivni skrbi za zdravje. Njena mreža enot omogoča dostopnost lekarniških storitev tudi v bolj oddaljenih delih regije, kar je ključnega pomena za dobrobit lokalnega prebivalstva.

Visoko usposobljen kader s strokovnim znanjem in pristnim odnosom do strank stremi k temu, da vsakemu posamezniku zagotovi najboljšo možno oskrbo in svetovanje. Poleg tega Koroška lekarna sledi razvoju sodobnih lekarniških praks in tehnologij, kar ji omogoča, da ostaja zanesljiv in napreden partner na področju zdravja. S svojo prepoznavno vlogo na Koroškem ne predstavlja zgolj lekarniške ustanove, temveč tudi pomemben člen v zdravju in kakovosti življenja prebivalcev regije.

Od oglasne deske do modernega digitalnega delovnega okolja

Ko je njeno digitalno okolje ostajalo ujeto v preteklosti, se je vodstvo Koroške lekarne soočilo z izzivom, kako povezati 11 geografsko razpršenih lekarn in upravo v sodobno, povezano delovno okolje. Začetna želja po opremljanju zaposlenih s službenimi elektronskimi naslovi se je kmalu razvila v vizijo celostne prenove internega komuniciranja in sodelovanja.

"Želeli smo si, da bi imeli vsi zaposleni dostop do pomembnih informacij na enem mestu," pojasnjuje vodstvo Koroške lekarne. Njihova zgodba je primer, kako lahko premišljena implementacija sodobnih digitalnih orodij spremeni način dela in komunikacije v tradicionalni organizaciji.

Od prepoznavanja potreb do jasne vizije

Koroška lekarna se je znašla pred specifičnim izzivom - njena mreža enot se razprostira od Črne na Koroškem do Mislinje, zaposleni pa so bili pri svojem delu omejeni na zastarel sistem interne komunikacije, ki je deloval predvsem kot enosmerna oglasna deska. "Imeli smo že intranet, vendar smo si želeli nekaj bolj interaktivnega in dinamičnega," pojasnjujejo v zavodu. Posebnost njihovega okolja je tudi v tem, da vsi zaposleni nimajo dostopa do službenega računalnika, kar je zahtevalo posebej premišljen pristop k digitalizaciji.

Vodstvo je interno identificiralo ključne potrebe in se odločilo za celovito prenovo. Pri tem so se zavedali, da potrebujejo strokovno podporo, saj organizacija nima lastne IT službe. "Nismo vedeli, kaj vse je možno, tu so vskočili strokovnjaki, ki so nam pomagali pri načrtu in planiranju ter identifikaciji dodatnih možnosti," opisujejo začetek sodelovanja.

Projekt se je začel z analizo potreb naročnika in identifikacijo glavnih bolečin v komunikaciji ter upravljanju informacij.

Zagotovite si premišljen pristop k digitalizaciji >

Premišljena implementacija za trajnostno rešitev

Implementacija novega sistema je bila skrbno načrtovana in izvedena z mislijo na specifične potrebe vsake enote. SharePoint okolje so zasnovali tako, da ima vsaka enota svojo lastno spletno mesto, hkrati pa obstaja tudi splošen pogled, dostopen vsem zaposlenim. Ta struktura omogoča optimalno ravnovežje med skupnim sodelovanjem in potrebno zasebnostjo posameznih enot.

Posebno pozornost so namenili varnosti in sledljivosti. "Všeč nam je, da se lahko spremlja, kdo in kdaj dostopa do določenih informacij," pravijo v vodstvu. Sistem so povezali tudi z evidenco delovnega časa, kar je dodatno poenostavilo administrativne procese.

Ekipa Skupine stroka.si je za Koroško lekarno zasnovala rešitev na osnovi Microsoft 365 okolja, ki vključuje SharePoint Online kot osrednjo komponento intraneta. Rešitev je bila s strani Skupine stroka.si prilagojena specifičnim potrebam organizacije, pri čemer so bile upoštevane naslednje funkcionalnosti:

• dostopnost in prilagodljivost: zaposleni lahko dostopajo do intraneta prek računalnikov, mobilnih naprav ali domačih računalnikov, kar omogoča fleksibilnost in delo na daljavo.
• Strukturiran intranet: vsaka enota ima svoje lastno spletno mesto, ki ga vidijo le zaposleni iz te enote, hkrati pa so na voljo skupno mesto za upravno enoto in splošne informacije.
• Skupna dokumentacija in sledljivost: SharePoint omogoča varno shranjevanje in deljenje dokumentov, omejevanje dostopa ter sledljivost pri urejanju.
• Napredno sodelovanje: z uporabo MS Forms zbirajo povratne informacije, intranet pa omogoča tudi upravljanje kadrovskih dokumentov, obvestil in evidence delovnega časa.
• Varnost z dvostopenjsko avtentikacijo: za dostop do sistema izven organizacijskega omrežja je implementirana dvostopenjska avtentikacija, kar pomeni, da uporabnik ob prijavi poleg gesla potrebuje še dodatno potrditev identitete. Ta dodatni varnostni sloj ščiti podatke pred nepooblaščenim dostopom in zagotavlja, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam.

Presenetljivo hitro izvedbo projekta - od začetnih sestankov v maju do izobraževanj v juniju - so omogočili jasno zastavljeni cilji in učinkovito sodelovanje med vsemi deležniki. "Vse je bilo rešeno zelo hitro, prenašanje je potekalo brez problema," pohvalijo izvedbo v Koroški lekarni.

Premagovanje generacijskih razlik z medsebojno pomočjo

Eden največjih izzivov pri vsaki digitalni preobrazbi je sprejetje sprememb med zaposlenimi. V Koroški lekarni so ta izziv spremenili v priložnost za medgeneracijsko sodelovanje. "Do izraza pride medgeneracijska struktura med zaposlenimi in znali so si pomagati med sabo," opisujejo pozitivno izkušnjo z uvedbo novega sistema.

Kljub različnim stopnjam digitalne pismenosti med zaposlenimi upora ni bilo. K temu je pripomoglo kakovostno začetno izobraževanje, ki so ga strokovnjaki Skupine stroka.si izvedli v dveh skupinah, in postopen pristop k uvajanju sprememb preko vodij enot. "Struktura zaposlenih je raznolika, eni so navajeni uporabljati računalnike, drugi ne, vendar so vsi dobro sprejeli spremembe," pojasnjujejo v organizaciji.

Nova doba sodelovanja in komuniciranja

Nova platforma je prinesla revolucijo v načinu dela Koroške lekarne. "Vse je na enem mestu, dostopno vsem zaposlenim in bolj "živo"," pravijo. Posebej cenijo možnost dvosmerne komunikacije in sodelovanja, kar je bila velika sprememba v primerjavi s prejšnjim sistemom enosmerne komunikacije.

Digitalizacija je odpravila tudi težave z različnimi verzijami dokumentov in izgubljenimi informacijami. "Prej so se obvestila pošiljala na lekarniške maile, sedaj se lahko naloži na skupno mesto. Ene lekarne so bile o določenih stvareh obveščene, druge obvestila niso videle. Sedaj se točno ve, da vsi dobijo obvestila," opisujejo praktične prednosti nove rešitve.

Sodobni intranet je Koroški lekarni torej prinesel številne prednosti:

• Centralizacija informacij: vse informacije in dokumenti so zdaj dostopni na enem mestu.
• Izboljšana komunikacija: možnost obojestranske komunikacije prek intraneta je izboljšala sodelovanje med enotami in upravo.
• Večja učinkovitost: zmanjšana potreba po pošiljanju e-poštnih sporočil in različnih verzij dokumentov prihrani čas in zmanjšuje napake.
• Prilagodljiv dostop: možnost uporabe na različnih napravah omogoča zaposlenim delo od koder koli, z dodatno varnostjo dvostopenjske avtentikacije.
• Varnost podatkov: sistem omogoča omejevanje dostopa do občutljivih podatkov.

Preprečite izgubo informacij v podjetju >

Pogled v prihodnost

V Koroški lekarni se zavedajo, da je implementacija platforme šele začetek njihove digitalne preobrazbe. "Predvsem si letošnje leto želimo zadeve napolniti po mapah na SharePointu, da bo vse naloženo in uredimo zadnjo verzijo skupnega mesta," opisujejo svoje kratkoročne cilje.

V prihodnosti si želijo tudi več avtomatizacije procesov, da bi lahko v celoti izkoristili vse prednosti, ki jih orodje omogoča, in tako še dodatno izboljšali učinkovitost svojega delovanja.

Načrtujejo tudi prenos dobrih praks med enotami z internimi delavnicami. "Videli smo, da bo znotraj zavoda potrebno dobre prakse prenesti tudi na druge," razmišljajo o prihodnosti. Zavedajo se, da so nekateri še zadržani, vendar verjamejo, da bodo z dodatnimi izobraževanji in izmenjavo izkušenj premagali tudi te zadržke.

Zgodba Koroške lekarne dokazuje, da je uspešna digitalna preobrazba možna tudi v tradicionalnih okoljih, če je podprta s pravim pristopom, strokovnim znanjem in razumevanjem potreb zaposlenih. Njihova izkušnja služi kot vzorčni primer, kako lahko organizacije v zdravstvenem sektorju uspešno modernizirajo svoje procese, ne da bi pri tem ogrozile zanesljivost in varnost svojega delovanja.

Za več informacij o rešitvah digitalnega delovnega okolja smo vam z veseljem na voljo na e-poštnem naslovu ccc@stroka.si ali telefonski številki 02 88 79 780.